El Registro de Jornada: qué obligaciones tenemos y cómo implantarlo

Desde el 12 de mayo será obligatorio mantener en las empresas un registro de jornada laboral de los trabajadores, de acuerdo con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.

 

El Real Decreto-Ley 8/2019 ha establecido entre otras obligaciones la de realizar un Registro de Jornada. Este Registro deberá incluir la hora de entrada y de salida del personal y el número de horas trabajadas, de tal manera que se distingan las horas ordinarias de las extraordinarias.

El Registro deberá ser conservado durante 4 años de acuerdo con la normativa, y deberá estar a disposición del personal, sus representantes y la Administración.

Además, no tenerlo implica una sanción grave, con multas que oscilan entre los 626 y los 6.250€. Vista la situación, es normal que surjan dudas.

Pero, ¿cómo podemos cumplir con esta obligación de la mejor manera?

Opciones para el registro de jornada

Las distintas formas de desarrollar un empleo que coexisten en nuestra cultura de trabajo están obligadas de igual manera a tener Registro de Jornada.

Dado que trabajar en un único centro de trabajo o en varios, en jornada continua o partida o incluso desde casa o en ruta son opciones que pueden darse en el mercado laboral, es importante encontrar una solución que nos permita cumplir con esta obligación de forma práctica.

La solución dependerá igualmente del número de trabajadores que deben registrar la entrada a la misma hora, evitando una pérdida de productividad o la aparición de cierto malestar entre la plantilla a la hora de cumplir con su obligación.

Además, en ciertos casos será necesario también tener en cuenta otras normas, como la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de derechos digitales.

 

Trabajando dentro de la oficina

Cuando el trabajo se desarrolla en un único centro de trabajo, el Registro de Jornada puede realizarse de forma sencilla a través de:

  • Una hoja de cálculo (tipo Excel o similar), que será la opción más cómoda para muchas PYMES
  • Un sistema identificativo en el momento de entrada y salida del centro, de los diversos tipos que puede haber.

Entre estos sistemas identificativos están las tarjetas electrónicas que se activan en una máquina de fichaje, o el registro a través de un código QR con el teléfono personal o de empresa del trabajador.

El hecho de que un trabajador utilice su dispositivo personal para el registro puede ser interesante en una empresa que tenga una cultura BYOD, “bring your own device”, donde la utilización del dispositivo personal para tareas laborales no sea extraña.

Existen, además, sistemas de identificación inequívoca al utilizar datos biométricos de los trabajadores, como la huella dactilar o el patrón del iris. Estos sistemas están considerados como invasivos de la privacidad de los trabajadores y presentan el inconveniente de que, ante un robo de la información, no existe la posibilidad de cambiar los datos o limitar su acceso, lo que sí se puede hacer al cambiar una contraseña.

Por esta razón, utilizar un sistema de estas características para control laboral implicará la necesidad de realizar una Evaluación de Impacto sobre la Privacidad de los Datos, y además se deberá ponderar el interés de la empresa, por un lado, y los derechos fundamentales de los trabajadores, por el otro.

En general, las autoridades en protección de datos de España y otros países europeos recomiendan que se utilice este tipo de sistemas para controlar el acceso a instalaciones donde la seguridad deba ser elevada, así que podría no ser la opción ideal para ciertas organizaciones.

 

Trabajando fuera: teletrabajo, rutas y otras instalaciones

Algunas empresas trabajan en espacios compartidos como “coworkings” o cuentan con empleados que trabajan total o parcialmente fuera de las oficinas.

Los trabajadores que realicen sus tareas en un coworking, desde casa, o en el domicilio de los clientes, por ejemplo, podrían realizar su Registro de Jornada a través de una aplicación móvil en su dispositivo personal o el móvil de empresa, o a través de una llamada de teléfono.

En este último caso, los sistemas consisten en la llamada a un número de teléfono gratuito, donde el trabajador se identifica con un código propio personal e intransferible, registrando el momento de entrada y de salida cuando corresponda.

 

Combinando opciones

También se puede dar el caso de que un trabajador empiece su jornada en un centro de trabajo y que sus tareas impliquen terminarla fuera. En estos casos se pueden alternar sistemas identificativos de QR con una app informática donde el trabajador registre su entrada y su salida, respectivamente.

 

En definitiva, la tecnología nos ofrece muchas y variadas formas de realizar el Registro de Jornada que será obligatorio a partir del próximo 12 de mayo. Elegir la más adecuada para cada empresa implicará conocer bien su funcionamiento y los derechos y deberes de los trabajadores.